LES ARCHIVES : POURQUOI, PAR QUI ET COMMENT ? (Par Alassane Diouf)

Les premières formes d’écriture sont des tablettes de compte en argile, trouvées dans les villes de Mésopotamie vers 3 300 av. J.-C. On écrit pour conserver une trace de certains accords : certificats de mariage, contrats de sociétés, contrats de location, ventes de biens, testaments, courriers, etc. Ces actes constituent dès leur naissance des archives appelées à être conservées.Répondre à cette question nous amène à nous entretenir d’abord autour du mot archives, ensuite pourquoi les archives et enfin par qui et comment.

DEFINITION DES ARCHIVES

Les documents d’archives doivent être organisés donc classés pour que l’on puisse les retrouver sans difficulté dans le contexte d’une administration « papivore » (1) pour emprunter le terme d’Henry GRANDMAISON.L’accessibilité aux archives publiques devenant une exigence citoyenne à la suite de la révolution française, il fallait encadrer ce droit d’accès à travers des textes réglementés.L’histoire nous renseigne qu’en 1841 le Ministre de l’Intérieur français par l’intermédiaire de Natalys de Wailly (2) qui avait conceptualisé le principe de respect des fonds, envoya aux Archives départementales une circulaire à propos de ce principe qui veut que le document soit traité en fonction de sa provenance et non de son sujet.L’archivistique commence au plan législatif à prendre forme jusqu’à ce qu’on ait dans certains pays une législation pour protéger les archives mais également les archivistes.La première loi d’archives au Sénégal date de février 1981 mais celle – ci a été réadaptée en juin 2006 sous le vocable Loi N° 2006 -19 du 30 juin 2006 relatives aux archives et aux documents administratifs.Comme définition, l’on retient que : « Les archives sont l’ensemble des documents quels qu’en soient la nature, la date, la forme ou le support matériel, produits ou reçus par une personne physique ou morale, un organisme public ou privée dans le cadre de ses activités ».De cette définition, l’on perçoit le rôle éminent que ces dernières jouent dans la marche quotidienne de notre administration ou de notre vie tout court.POURQUOI LES ARCHIVES ?Les archives après leur création sont collectées, traitées, classées et conservées à des fins utilitaires. Elles constituent la mémoire vivante des actes des hommes durant leurs activités. Elles retracent la vie de l’homme, des sociétés au courant de leur histoire.• Les archives permettent la continuité du service administratif• Elles sont des documents de preuve• Elles permettent la recherche historique et scientifique• Elles sont un facteur de développement économique, social et culturel

Le Président François MITTERAND résume cela en ces termess : « Les archives de tous les pays, en gardant la trace des actes d’hier et leurs cheminements éclairent mais aussi commandent le présent. Ceux qui exercent une responsabilité savent bien qu’on ne définit pas des orientations dans l’ignorance du passé ».Dans un contexte de bonne gouvernance et de transparence dans la gestion des affaires publiques, les archives constituent un levier sur lequel doit s’appuyer toute administration du fait de leur caractère indéniable d’outils de preuve et de moyens à la prise de décision.On le dit souvent : « les paroles s’envolent, les écrits restent ».Mais, s’agit- il uniquement de disposer de ses archives ou de bien les tenir après les avoir collectées ?C’est là toute la problématique de notre patrimoine documentaire qui a besoin d’être sauvegardé et valorisé.L’ancien Premier Ministre Souleymane Ndéné NDIAYE en procédant à l’ouverture officielle de la semaine internationale des archives francophones le 19 octobre 2009 à Dakar, déclarait : « Un peuple sans archives, est un peuple sans histoire » et l’autre de dire tout simplement : « la culture est l’âme d’un peuple, les archives en sont la mémoire ».PAR QUI ET COMMENT ?Il serait bon que l’on sache qu’il y’a deux sortes d’archives : les archives publiques relevant des services publics et parapublics et les archives privées appartenant à un individu, une entreprise, une association, un syndicat ou un parti politique etc.A la question par qui et comment archiver, nous remontons à la chaîne documentaire allant de la collecte, au traitement, au classement en passant par la conservation et enfin la communication. Cependant, cette chaîne est adossée à l’existence d’une production documentaire c’est – à – dire à un fonds documentaire. Nos administrations n’en manquent pas et sont aujourd’hui même confrontées à une inflation documentaire, les technologies de l’information et de la communication venant avec leur lot d’archives informatiques et numériques. Les archives informatiques sont les archives créées par l’ordinateur ou arrivées au service d’archives sous forme virtuelle et dont on ne peut situer d’original physique tandis que les archives numériques sont, l’ensemble des archives (physiques) numérisées et des archives informatiques, conservées sur un support numérique.Face à cette inflation documentaire, il fallait l’intervention de spécialistes formés en la matière d’où l’apparition du corps des archivistes et la création d’écoles de formation à l’instar de l’Ecole de Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes (EBAD) de Dakar, l’UFR CRAC de l’UGB.A noter aussi l’existence d’autres écoles et instituts de formation en archivistique à travers le monde entier tels que l’ESI du Maroc, l’Ecole du Patrimoine Africain (EPA) au Bénin, l’Institut National du Patrimoine (INP), l’école des Chartes et l’ENSSIB en France.C’est dire que toute politique archivistique fiable doit se reposer d’abord sur la disponibilité de ressources humaines qualifiées et viennent ensuite les moyens matériels et financiers.Les archivistes, bibliothécaires et documentalistes communément appelés professionnels de l’information documentaire sont seuls aptes à appliquer à cette chaîne documentaire les règles qui la régissent.L’archiviste, détenteur de par sa profession, d’informations consignées sur un support papier ou électronique reste et demeure ce maillon incontournable d’une administration soucieuse de développement de l’Etat de droit.L’archiviste travaille à garantir l’existence du document, qu’il soit accessible, traçable, authentique, fiable, intègre et exploitable.Aujourd’hui, des archivistes sont formés sur le tas selon l’expression et cela ne milite pas à une bonne gestion de l’information documentaire, ces derniers n’ayant aucune connaissance archivistique pour faire le travail selon les règles et technique en la matière. Pour solutionner leur problème d’archivage, certaines entreprises s’attachent aussi les services de cabinets d’archivage ce qui n’est pas condamnable mais la question est de savoir et après que faire ? On oublie souvent que traiter une partie ou l’ensemble d’un fonds d’archives pour une période donnée ne peut être considéré que comme une phase transitoire étant entendu que l’entreprise secrète quotidiennement des documents qui doivent être pris en compte dès que le processus de création est entamé avant leur archivage lorsque l’affaire sera close.Le professionnel de l’information documentaire est en amont et en aval de tout système d’informations basé sur une pratique qui se veut moderne et opérationnelle.« Qui détient l’information, détient le pouvoir » a-t- on l’habitude de dire mais faudrait – il que cette information soit bien traitée et conservée car « un document mal classé est un document perdu » et donc une information perdue.Par définition, le document qui vient du latin « docere » qui veut dire « enseigner » désigne tout objet auquel on a confié de l’information (information écrite, sonore, graphique) en vue de la communiquer.Il s’avère donc, qu’une véritable politique archivistique prenant en compte les aspects réglementaires en la matière soit de mise aussi bien dans le secteur public que celui du privé pour qu’enfin on arrive à sauvegarder et valoriser notre patrimoine documentaire, mémoire de toute une nation mais également de l’entreprise qui l’a produit.« « Les archives sont l’arsenal de l’administration avant d’être le grenier de l’histoire ».» disait Charles BRAIBANT. Les archives contribuent inéluctablement à l’efficacité, la bonne marche de l’administration, de notre société, elles constituent un outil de preuve et d’aide à la prise de décision. Elles doivent donc être conservées, sauvegardées et valorisées à des fins utilitaires mais aussi pour la recherche scientifique.Sauvons notre patrimoine documentaire pour qu’ « au rendez vous de l’histoire qu’il n’yait pas de mensonge historique » comme disait l’autre.

1.Henry GRANDMAISON : le Papivore, Payot, 19762 – Natalis de Wailly est un historien, archiviste et bibliothécaire français né le 10 mai 1805 à Mézières, mort à Paris le 4 décembre 1886.